Feedback: en kilde til ængstelse og læring

Sådan gør du feedback til et stærkt læringsværktøj, også under en corona-epidemi

Feedback kan være et uvurderligt redskab og samtidig en proces, der er rundet af hykleri, forløjethed og en farlig forhåndsantagelse af, at vi har en fælles forståelse af vores fælles verden. Feedback er enten brutal (“her siger vi tingene ligeud”) eller vag, sukkersød sniksnak (“her har vi en rosekultur”) – derfor bruges feedback som konstruktivt og systematisk læringsredskab alt for sjældent. Jeg har tre tips til god feedback:

1. Skab en formel ramme om feedback, som begge parter forstår
2. Gør feedback til et fælles anliggende som grundlag for diskussion og refleksion
3. Vær opmærksom på, at uinviteret feedback kan være et overgreb

MandagMorgen bragte i januar en fortræffelig artikel om feedback med titlen ”Sådan undgår du, at din feedback bliver til feedbank”, skrevet af  erhvervspsykologerne Mathias Hovind og Susanne Clausager Dalgaard. 

Artiklen tager afsæt i tre ting, man som leder skal undgå, når man giver feedback. Meget interessant og en dejlig distraktion fra corona-tumulten. Artiklen har inspireret mig til et par betragtninger om feedback.

Som sagt kan man opleve feedback forbundet med forløjethed og hykleri. Hykleriet skyldes i høj grad, at vi er sociale individer, der gerne vil gøre “det rigtige” for at blive et accepteret medlem af den gruppe, vi identificerer os med. Vi går gerne langt for at bevare vores tilhørsforhold i gruppen. Vi bruger et fælles sprog, griner af de samme jokes, lytter til den samme musik osv. Vi siger ting, vi ikke mener og giver gerne køb på vores eget velbefindende. Det er ikke nødvendigvis af det gode, hverken privat eller professionelt.

Når chefen skal give en medarbejder feedback, eller når en kollega giver en anden kollega feedback, kan følelser blive såret, og der kan opstå usikkerhed over, hvad feedbacken egentlig gik ud på. Det er lidt af et minefelt, hvis man ikke er opmærksom på, hvad der er på spil.

Lad os forestille os, at Peter, som i går holdt et indlæg i afdelingen, her til morgen bliver opsøgt af Birgitte, der siger, “Peter, hvis jeg lige må give dig lidt feedback på dit indlæg i går”. Peter, som ikke var særligt begejstret for gårsdagens præstation og i dag døjer med lidt hovedpine, lyver og siger “ja tak”, selvom han helst vil være fri.

Birgitte nævner med et smil, at “du jo var meget nervøs og missede en del pointer, men ellers var det sådan set OK”. Peter får det en del dårligere af den smilende feedback, og da Birgitte er færdig, siger han “tak”. Men indeni er han frustreret og måske endda lidt hævntørstig. Han havde slet ikke følt sig særlig nervøs. Hvad bilder hun sig ind? Det hele pakket ind i taknemmelighed og smil. Birgitte har en klar fornemmelse af, at Peter tog vel imod hendes feedback. Han sagde jo tak, men bag Peters facade er der tumult og irritation.

Birgitte mente det sikkert godt, og antog, at Peter var lige så parat til at modtage feedback, som hun var til at give feedback. Uden at vide det, begik Birgitte et overgreb på Peter. Hvordan kunne Birgitte have undgået det? Allerede ved at hun spørger, om hun måtte give Peter feedback, begår Birgitte et overgreb. For Peter vil altid sige ja, uanset om han mener det eller ej. Hvis han sagde nej, vil hans tilhørsforhold i gruppen være truet.

Feedback er, som forfatterne til indlægget i MandagMorgen også konkluderer, et fælles anliggende. At give og modtage feedback er lige værdifuldt for begge parter, hvis der et fælles mål. Hvis vi skal styre udenom hykleriet, forløjetheden og de farlige forhåndsantagelser, skal der være en fælles forståelse for hvordan og hvornår, vi giver hinanden feedback, uanset om vi er ledere eller kolleger.

Feedback er et psykologisk minefelt, hvor tone, kropssprog, humor, ironi m.m. kan have afgørende betydning for, om budskabet bliver forstået. Kulturelle forskelle stiller særlige krav til den måde, vi kommunikerer på. Vi har måske samme arbejdssprog, men har sandsynligvis et helt forskelligt syn på værdier og begreber som fx hierarkier, kritik, slang m.m. Risikoen for at blive misforstået er overhængende, hvis vi uden videre antager, at vi forstår hinanden. Feedback skal være klar, venlig og uden underfundigheder.

Den klare kommunikation i konstruktiv feedback får en særlig betydning i disse corona-tider, hvor vi kan forvente, at en stor del af vores møder i endnu højere grad foregår digitalt. Det kan være pr. e-mail, Zoom, Skype el.l. Det gælder sikkert også feedback. Når vi mødes digitalt, er vi delvist frataget de vigtige sociale signaler, vi sender og modtager, når vi mødes fysisk. Hvis feedback gennem digitale medier skal lykkes, er fokus på den klare, venlige kommunikation afgørende. Der skal derfor være en procedure, som alle parter er bekendt med og kan identificere sig med.

Antagelsen om, at vi har samme forståelse af vores verden og dens begreber, er det rene gift for konstruktiv feedback. Den fælles forståelse af, hvorfor, hvornår og hvordan, vi giver feedback, baner til gengæld vejen for et uvurderligt læringsværktøj. Forudsætningen for at Birgittes feedback virker er, at både Peter og Birgitte er enige om, at der en forventning om at give og modtage feedback. Og det er Peter, der skal invitere til feedback fra kollegaen Birgitte.

Hvis Birgitte var Peters chef, ville der være en forventning om, at hun giver Peter feedback uden, at han inviterer til det. Under alle omstændigheder er der tale om et fælles anliggende. Peter og Birgitte skal begge på forhånd være vidende om, hvornår og hvordan feedbacken skal formuleres. Modtageren af feedback vil nemlig altid være sårbar, og derfor gør giveren af feedback klogt i at undgå spekulation i følelser og antagelser, der kan forplumre det konstruktive budskab. Feedback er i min optik en formel proces – en procedure – der skaber basis for fælles refleksion og eftertanke.

I GlobalDenmark arbejder vi med feedback på tværs af kulturer. Vores model – DIDS – skaber et fælles trygt læringsmiljø på tværs af nationale, faglige og personlige kulturer. 2600 ph.d.-studerende verden over har de seneste 10 år stiftet bekendtskab med vores feedback-metode, og adskillige er vendt tilbage med bemærkningen ”It works!”.

Læs mere om GlobalDenmarks kursus om i tværkulturel feedback her.

Her er en artikel om DIDS som værktøj i det globale forskerteam.

Tak til Mathias Hovind og Susanne Clausager Dalgaard for en lille corona-distraktion!